Indirecte belastingen beheren: de niet te miskennen impact van operational excellence

Innovatie, vooruitstrevendheid en efficiëntie zijn nu meer dan ooit van belang. Dit vertaalt zich in een toenemende focus op digitalisering, automatisering en andere trends die toelaten de prioriteiten van bedrijven te herschikken.

Ook fiscale processen wegen vaak zwaar door op organisaties actief in de modesector. Denk maar aan de voorbereiding en indiening van periodieke btw- of intrastat-aangiften, het uitvoeren van reconciliaties, controle van factureren, manuele manipulatie van data, het managen van audits, het bewaren van de juiste documenten, etc. Allemaal noodzakelijke processen die ‘kostbaar’ zijn qua tijd en personeel. Nu de focus verschuift naar “Operational Excellence” mogen deze fiscale processen dan ook niet vergeten worden.

Hieronder vindt u alvast enkele praktische tips vanuit dit perspectief:

1. De fiscale wetgeving kennen: uw personeel optimaal inzetten

E-learning: het nieuwe ‘leren’

Telewerken heeft vaste vorm aangenomen, en zal wellicht een groot aandeel van onze ‘werkvloer’ blijven innemen. Dit neemt evenwel niet weg dat uw bedrijf te allen tijde op de hoogte dient te blijven van nieuwe btw- en douane regelgevingen en de impact daarvan op de modesector. In tijden van lockdown – maar evengoed erna - kan e-learning een alternatieve manier zijn om uw mensen de nodige kennis bij te brengen, en hen klaar te stomen voor de fiscale uitdagingen die ongetwijfeld de richting van uw organisatie uit komen.

Kennis delen is meer weten

Zeker nu de overheid de bedrijfswereld tegemoet treedt en in talrijke fiscale gunstmaatregelen voorziet, een nieuwe btw-wetgeving voor B2C e-commerce voor de deur staat, de Brexit er eindelijk lijkt aan te komen, … moet de modesector zich wapenen en voorbereid zijn op de mogelijke impact van deze wijzigingen. De fiscale wetgeving kennen (en de impact correct analyseren is één ding), maar hem binnen de organisatie uitdragen is vaak een ander paar mouwen. Het delen van dergelijke informatie met de verschillende stakeholders binnen een bedrijf – o.a. logistiek, IT, marketing - is daarom cruciaal en zorgt ervoor dat de voordelen optimaal worden benut, maar tegelijk ook dat de nadelen (onnodige boetes en kosten) tot een minimum worden herleid.

2. Automatisering en digitalisering... ook voor het beheer van uw indirecte belastingen!

De btw-boekhouding vereenvoudigd

Wellicht hebt u al (meerdere) geautomatiseerde processen binnen uw onderneming. Maar denkt u ook aan het automatiseren van de btw-boekhouding?

Het lijdt geen twijfel dat automatisering tal van voordelen kan bieden: medewerkers werken efficiënter en zijn productiever, de foutmarge is aanzienlijk kleiner, het proces verloopt uniform en is minder persoonsgevoelig. Zeker in onze huidige situatie, waar manueel werk een nog grotere uitdaging blijkt nu iedereen aan huis gebonden is, kan automatisering een belangrijke stap zijn naar het optimaal en foutloos beheren van uw btw-rapporteringen.

Denk hierbij aan het automatiseren van btw-aangiften, intrastat-rapporteringen, reconciliaties, maar ook het implementeren van elektronische facturatie kan u tijdswinst opleveren, onnodige personeelskosten besparen, en leiden tot een snellere betaling door uw klanten.

Uiteraard is het succes van automatisering afhankelijk van de kwaliteit van de masterdata. Het loont dan ook de moeite om deze aan een gerichte ‘opruimactie’ te onderwerpen en te investeren in een geautomatiseerd proces voor de toekomst.

Internationaal digitaal?

Indien uw bedrijf buiten Europa handelt, kent u vast de problematiek van de ellenlange douaneprocedures en papieren bewijsstukken die moeilijker te verkrijgen zijn dan verhoopt. Dit hoeft niet zo te zijn.

Nieuwe technologieën voor het classificeren en controleren van uw mode-artikelen, een verregaande optimalisatie van de douane masterdata, en een geautomatiseerd systeem voor het verzamelen van de douanedocumenten helpen u een heel eind op weg.

Ook verbeterde en digitale tracking systemen zorgen voor een toename in snelheid en efficiëntie van het douaneproces binnen uw bedrijf.

Kortom, automatisering levert niet alleen voordelen op voor uw bedrijf, uw personeel en uw omzetcijfer. Ook uw klanten en leveranciers varen er wel bij, doordat ze sneller en efficiënter aangeleverd kunnen worden!

Wenst u meer informatie?

Bent u geïnteresseerd in een praktische en planmatige operational excellence aanpak van uw douane- en btw-processen?

Bezoek dan de website voor meer informatie.