Coronavirus (COVID-19) en HR: Vijf FAQ’s rond telethuiswerk

Brussel - Aangezien het Covid-19-virus zich over de hele wereld blijft verspreiden en bedrijven in hun dagelijkse activiteiten beïnvloedt, stellen werkgevers zich steeds vaker de vraag hoe ze de situatie het best kunnen beheersen, vooral na de inperkingsmaatregelen die de Belgische regering heeft genomen om verdere verspreiding van het virus te voorkomen. Er zullen waarschijnlijk dagelijks aanvullende maatregelen, orders en richtlijnen worden uitgevaardigd en alle werkgevers moeten op de hoogte blijven. Crowell & Moring bezorgt ondernemingen daarom graag een lijst met frequently asked questions, op basis van onze ervaring in de mode-/retailsector, rond bepaalde thema’s. Hieronder leest u de vijf vaakst gestelde vragen rond telethuiswerk.

1. Ben ik verplicht om mijn werknemers van thuis te laten werken?

De Belgische regering heeft besloten actie te ondernemen en bepaalde werkgevers te verplichten hun werknemers thuis te laten werken. Bedrijven, ongeacht hun grootte, zijn verplicht thuiswerk aan te moedigen en mogelijk te maken.

Op deze regel is er één belangrijke uitzondering, maar die is wellicht niet toepasselijk voor de modesector, namelijk wanneer het bedrijf valt onder de zogenoemde "cruciale sectoren" of "essentiële diensten" *. De bedrijven die hieronder vallen* dienen echter wel toe te zien dat de regels inzake social-distancing zoveel mogelijk worden nageleefd.

2. Als mijn werknemers op afstand werken, moet ik dan een vergoeding betalen voor elektriciteit, internet of andere kosten?

Dat is niet wettelijk verplicht. U kunt uiteraard wel overwegen om een deel van de kosten die uw werknemers tijdens het telewerken maken te vergoeden, bijvoorbeeld door de betaling van een maandelijkse forfaitaire kostenvergoeding.

Als u besluit een dergelijke vergoeding te betalen, is het interessant te weten dat de rulingcommissie van de belastingdienst heeft besloten dat een forfaitaire vergoeding van maximaal 126,94 euro per maand, betaald in het kader van de Covid-19 crisis, niet onderworpen is aan belastingen. Om een voorafgaande beslissing van de rulingcommissie voor uw specifieke bedrijf te ontvangen, heeft de rulingcommissie een standaardaanvraagformulier opgesteld dat kan worden gedownload via hun website.

Inmiddels heeft ook de RSZ in de administratieve instructies aangegeven dat de vergoeding ten belope van 126,94 euro per maand tot dekking van de kosten voor verwarming, elektriciteit, klein bureaugereedschap, en dergelijke kan worden toegekend, vrij van sociale zekerheidsbijdragen, aan alle werknemers die van thuis uit werken als gevolg van de Covid-19 maatregelen. Volgens de RSZ mag de werkgever bovenop voormelde vergoeding ook nog de volgende kosten terugbetalen:

• voor gebruik van de eigen PC van de werknemer: een forfait van maximum 20 euro per maand;
• voor gebruik van de eigen internetverbinding: een forfait van max. 20 euro per maand.

De RSZ benadrukt wel dat de klassieke vergoeding van 10 procent van het volledige brutoloon niet kan worden aanvaard, omdat de werknemers die tijdelijk in het kader van de Covid-19 maatregelen volledig van thuis uit werken zich immers niet bevinden in een situatie van klassieke thuisarbeid (cf. Titel VI van de Arbeidsovereenkomstenwet van 3 juli 1978) en evenmin in een situatie van telewerk in de eigenlijke zin van het woord.

3. Hoeveel uren moeten werknemers werken in het kader van het telethuiswerk?

De arbeidsduur van toepassing vóór het telethuiswerk blijft gelden (voltijds of deeltijds). Werknemers die van thuis werken, moeten hetzelfde aantal uren werken. Crowell & Moring raadt ook aan de werknemers duidelijk te maken dat het niet de bedoeling is meer uren te presteren (en dat in geen geval (over)loon of inhaalrust toegekend zal worden als werknemers op eigen initiatief, zonder toestemming van de werkgever, meer uren presteren).

U kan ervoor kiezen een addendum bij de arbeidsovereenkomst te ondertekenen. Daarin kan u met de werknemer afspraken maken rond arbeidstijd, periodes van beschikbaarheid per e-mail en telefoon, eventuele kostenvergoedingen, etc. voor de duur van het telethuiswerk opgelegd door de overheid.

4. Wat als mijn werknemer ziek wordt terwijl hij thuis werkt (telethuiswerk in het kader van de coronacrisis)?

De normale regels gelden: de werknemer moet u zo snel mogelijk, conform de regels in het arbeidsreglement/arbeidsovereenkomst, op de hoogte brengen, en een medisch attest overmaken. U moet gewaarborgd loon betalen conform de wettelijke regels (lees hiermeer over periodes van arbeidsongeschiktheid, vakantie en verlofstelsels).

5. Wat als werknemers eisen om thuis te werken, bijvoorbeeld uit angst besmet te geraken op het werk, terwijl telethuiswerk niet mogelijk is?

Een werknemer in dergelijke situatie die angstig of ongerust is, kan in principe niet eisen om thuis te werken. Angst om besmet te raken op het werk is geen geldige reden van afwezigheid. Voor zover de werkgever alle nodige maatregelen heeft genomen om een veilige en gezonde werkplek te voorzien (onder meer inzake social distancing), moet de werknemer naar het werk komen.

Eventueel kan wel afgesproken worden dat de werknemer betaalde of zelfs onbepaalde vakantie opneemt. Dit kan enkel in gemeen overleg tussen werkgever en werknemer.

Voetnoot: *De lijst van sectoren en diensten: zie Ministerieel Besluit van 18 maart 2020 houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID - 19 te beperken, beschikbaar op www.ejustice.just.fgov.be.

Dit artikel is geschreven door Emmanuel Plasschaert en Evelien Jamaels, advocaten bij de balie Brussel (Crowell & Moring). Crowell & Moring LLP is een internationaal advocatenkantoor dat cliënten in de mode industrie bijstaat en vertegenwoordigt in verschillende rechtsdomeinen, waaronder HR en arbeidsrecht en intellectuele eigendomsrechten.

Photo: Pexels