Coronavirus (COVID-19) en HR: Vijf FAQ’s rond vakantie, afwezigheid en verlof

Brussel - Aangezien het Covid-19-virus zich over de hele wereld blijft verspreiden en bedrijven in hun dagelijkse activiteiten beïnvloedt, stellen werkgevers zich steeds vaker de vraag hoe ze de situatie het best kunnen beheersen, vooral na de inperkingsmaatregelen die de Belgische regering heeft genomen om verdere verspreiding van het virus te voorkomen. Er zullen waarschijnlijk dagelijks aanvullende maatregelen, orders en richtlijnen worden uitgevaardigd en alle werkgevers moeten op de hoogte blijven. Crowell & Moring bezorgt ondernemingen daarom graag een lijst met frequently asked questions, op basis van onze ervaring in de mode-/retailsector, rond bepaalde thema’s. Hieronder leest u de vijf vaakst gestelde vragen rond het opnemen/opleggen van vakantie of enig afwezigheids- of verlofstelsel.

1. Kan ik mijn werknemer verplichten om vakantie op te nemen?

Vakantie wordt genomen in onderling akkoord tussen werkgever en werknemer. U kan werknemers dus niet eenzijdig opleggen om nu hun wettelijke vakantie te nemen. Uiteraard kan dit wel met de werknemers besproken worden. Als zij ermee instemmen wettelijke of extralegale vakantiedagen op te nemen, kan vakantie genomen worden.

2. Kan ik mijn werknemer verplichten om inhaalrust voor opgebouwde overuren op te nemen?

Neen, hetzelfde principe geldt. Inhaalrust kan niet eenzijdig door de werkgever opgelegd worden omwille van de coronacrisis.

3. Mijn werknemer moet thuis blijven en kan niet werken omdat zijn/haar kinderen ziek zijn/niet naar school kunnen.

Als de werknemer niet kan werken, zelfs niet van thuis (telewerk), kan de werknemer verlof om dwingende redenen, of ‘familiaal verlof, opnemen. Elke werknemer heeft recht op 10 dagen verlof om dwingende reden per jaar. Dit verlof is onbetaald. Er zijn geen kosten voor de werkgever. Opname van dit type verlof is een recht voor werknemers; werkgevers kunnen dit verlof dus niet weigeren.

Uiteraard zou de werknemer ook betaalde wettelijke of eventuele extralegale vakantie kunnen opnemen, en eventueel onbetaald verlof. In beide gevallen moeten zowel werkgever als werknemer akkoord zijn.

In theorie zou ook ouderschapsverlof een optie kunnen zijn, maar gelet op de urgentie en het hopelijk zeer tijdelijk karakter van de crisis, is dit voor de meeste werknemers (en werkgevers) niet de beste keuze.

Na een oproep van de Gezinsbond en de Ligue de Familles, wordt in België momenteel ook nagedacht over de invoering van een nieuw verlofstelsel voor ouders met (jonge) kinderen die de zorg voor de kinderen en thuiswerk niet kunnen combineren. Voorlopig is er nog geen concreet initiatief.

4. Mijn werknemer is zelf ziek. Hoe verantwoorden we zijn/haar afwezigheid?

In dat geval zijn de algemene ziekteverlofregels van toepassing. Als uw werknemer een bediende is, moet u de eerste maand van het ziekteverlof het gewaarborgd loon betalen. Voor een arbeider moet u het volledige gewaarborgd loon betalen tijdens de eerste zeven dagen van het ziekteverlof en slechts een deel van het normale loon tijdens de rest van de eerste maand. Na deze periode van één maand/zeven dagen moet de werknemer uitkeringen aanvragen via het ziekenfonds.

Indien de betrokken werknemer in een stelsel van tijdelijke werkloosheid omwille van overmacht zit, zal hij/zij geen uitkering tijdelijke werkloosheid ontvangen voor de dagen van arbeidsongeschiktheid. Tijdens die dagen betaalt de werkgever het gewaarborgd loon of, later, de mutualiteit een uitkering ziekteverlof.

5. Als ik vermoed dat er sprake is van een Covid-19 virusinfectie, kan ik dan de betrokken werknemer dwingen een medisch onderzoek te ondergaan?

Het is in principe niet mogelijk om de betrokken werknemer een medisch onderzoek op te leggen. Indien u echter een Covid-19 virusinfectie vermoedt, raden wij u aan de werknemer te vragen contact op te nemen met een arts van zijn/haar keuze en de instructies van die arts op te volgen. Daarnaast is het mogelijk om de preventieadviseur - arbeidsgeneesheer te raadplegen, die de werknemer kan verplichten een medisch onderzoek te ondergaan.

Wanneer een werknemer na een Covid-19 weer aan het werk wil gaan, is het mogelijk om aan te dringen op een medisch onderzoek van de werknemer bij de controlearts voordat hij/zij terugkeert.

Bij het verzamelen van informatie over de gezondheid van werknemers moet de werkgever zich houden aan de GDPR en de regels voor de verwerking van gevoelige gegevens. Ook mag u als werkgever niet discrimineren op basis van de gezondheidstoestand van uw werknemers. Als u wel maatregelen neemt die ertoe kunnen leiden dat er een onderscheid wordt gemaakt tussen werknemers, moet u ervoor zorgen dat de maatregelen een legitiem doel hebben en evenredig zijn.

Dit artikel is geschreven door Emmanuel Plasschaert en Evelien Jamaels, advocaten bij de balie Brussel (Crowell & Moring). Crowell & Moring LLP is een internationaal advocatenkantoor dat cliënten in de mode industrie bijstaat en vertegenwoordigt in verschillende rechtsdomeinen, waaronder HR en arbeidsrecht en intellectuele eigendomsrechten.

Foto van picjumbo.com via Pexels