Janine Bos en Sonja van Houts van Van Bree over automatiseerder Special Retail Systems:

"Van Bree; Professioneel."

De jeansketen Van Bree, is met 23 winkels in de driehoek Dordrecht, Deventer en Maastricht al zo'n 28 jaar actief. In 1999 werd het tijd voor een algehele professionaliseringsronde. Janine Bos licht toe: 'we wilden terug naar filiaalherkenbaarheid met één naam en één gezicht. In de loop der jaren had elke nieuw geopende winkel een eigen uitstraling gekregen, in overeenstemming met het geldende modebeeld. We wilden alles weer met elkaar laten kloppen; inkoop, collectie, winkeluitstraling, prijsbeleid, logistiek en personeelsbeleid. De collectie met de winkeluitstraling en met het prijsbeleid. De restyling werd direct in alle geledingen van het bedrijf doorgevoerd waaronder het traject van logistiek en in- en verkoop.

Met het nieuwe softwarepakket Complease NT van SRS werd een grote vooruitgang geboekt. Onze gehele administratie is cijfermatig nu zo sterk onderbouwd, resultaten op alle gebieden zijn nu pas echt inzichtelijk geworden. Dit is bijvoorbeeld een groot voordeel in onze onderhandelingspositie naar de diverse leveranciers', aldus de zeer tevreden adjunct-directeur Janine Bos.

Snellere logistieke verwerking. Verregaande professionalisering werd ook doorgevoerd in de logistieke stroom van het bedrijf, dat immers zijn eigen magazijn en transporten beheert. 'We waren van mening dat we de logistiek nog efficiënter konden maken', vertelt collega Sonja van Houts, hoofd van de administratie. 'SRS heeft ons bijvoorbeeld polsscanners geadviseerd en geleverd. Daarmee kunnen we onze goederen nu veel sneller naar de winkels krijgen. De scanners werken sneller, makkelijker en uiterst secuur. De kans op fouten is aanzienlijk verminderd. Daarnaast heb je met de scanner om je pols je handen vrij en kun je gewoon sneller artikelen pakken voor transport. Dit nieuwe snufje binnen de logistieke afdeling heeft direct positief resultaat gehad op onze omzet omdat het niet mogelijk is dat er een verkeerd artikel en / of maat wordt gepakt'

Succesvolle overgang naar nieuwe programmatuur. Omdat het vernieuwde logistieke pakket meer details van een artikel kan vasthouden kwam er steeds meer behoefte aan gedetailleerde informatie uit de diverse afdelingen. In plaats van het laten ontwikkelen van eigen "standaard" rapportage hebben wij gekozen voor Complease MT (Management Tool) "een systeem dat gebruik maakt van standaard Windows programmatuur, veel sneller werkt, een papieren administratie bijna volledig overbodig maakt en heel erg flexibel is in het maken, beheren en / of publiceren van talloze verschillende overzichten op detailniveau. Daarnaast is het standaard mogelijk om middels Complease MT logistieke of verkoopgegevens te koppelen aan extern aangeleverde informatie zoals bijvoorbeeld van een klantenteller', aldus Sonja. 'Met behulp van Complease MT is de informatie volledig op onze individuele eisen afgestemd.'

Janine Bos geeft hierbij graag wat praktische voorbeelden om de efficiëntie van het nieuwe systeem te onderstrepen. 'Ik kan op ieder willekeurig moment precies en tot in elk detail grafische informatie krijgen over de verkoop, marges, aantal bezoekers, acties etc. En als ik nu nog iets wil weten over de verkopen in mei, dan pikt het systeem dat er feilloos, zonder te wachten, eruit. Voorheen moest ik daarvoor eerst allerlei lijstwerk doorworstelen. Het grote voordeel is ook dat je nu ieder moment kassa-informatie kunt opvragen. Op onverwachte drukke momenten kun je dus veel sneller ingrijpen en zorgen dat de winkels extra bevoorraad worden. We benutten alle nieuwe mogelijkheden en dit heeft ons nu al aantoonbaar extra omzet opgeleverd. Zo kunnen we natuurlijk ook onze voorraad veel efficiënter beheren. De nieuwe software levert veel betrouwbaarder en inzichtelijker informatie op, vind ik.' Maar bij Van Bree had men meer wensen. Bijvoorbeeld ook op reis, en waar ter wereld dan ook, met een eenvoudige handeling allerlei 'real time' verkoopinformatie kunnen opvragen uit het systeem op het hoofdkantoor in Valkenswaard. Janine: 'Daarvoor maakt srs voor ons een "rapportage pagina" via een gesloten circuit op internet. Ik hoef binnenkort onze administratie dan niet meer te bellen met het verzoek input op de e-mail te zetten of door te faxen, maar kan gewoon in elk hotel of internet café de informatie bekijken en waar nodig verdiepen bijvoorbeeld per leverancier.'

Automatiseren is niet alleen installeren Janine Bos wil benadrukken dat ze deze wensen waarschijnlijk nooit zo in detail vervult had gekregen bij de automatiseerder als ze zelf niet zo nadrukkelijk hadden bestudeerd wat ze nu eigenlijk wilden en echt nodig hadden. Sonja van Houts licht toe: 'we hebben er echt veel tijd aan besteed, wij moeten er per slot van rekening ook moeiteloos mee kunnen werken. Natuurlijk heeft het ook geholpen dat we een systeembeheerder hebben aangenomen die snel thuis was in de zeer uitgebreide functionaliteit van Complease NT en onze specifieke wensen kon vertalen naar S.R.S.' 'In de modedetailhandel is er vaak te weinig besef hoe groot de invloed van een goed geautomatiseerd systeem is op het succes van je onderneming. Door goed en in detail op de hoogte te zijn van alle resultaten zijn de gesprekken die je met de leverancier voert automatisch van een hoger niveau. Een cijfermatige onderbouwing werkt dan beter dan argumenten op basis van aannames of globale informatie. Ons is gebleken dat alle leveranciers bereid zijn om mee te denken over het bereiken van betere resultaten. Door ze mee te laten kijken in onze informatie is de samenwerking de afgelopen periode verstevigd en ons resultaat verder verbeterd. En uiteindelijk gaat het daar natuurlijk om!'

Professioneel 'Maar we zijn er nog niet', vervolgt Janine. 'We willen altijd beter en we streven naar verdere professionalisering. Zo hebben wij onze klantentellers die in de entree van al onze winkels hangen gekoppeld aan de kassa informatie. We weten nu precies wat de conversie is tussen kijkers en kopers op ieder gewenst tijdstip. We kunnen onze bezettingen optimaal inzetten en natuurlijk geeft het ons een uitermate goed inzicht wat er precies in de winkels gebeurt. Eerder hebben we ervoor gezorgd dat alle gegevens (en dat zijn er veel) via een speciale geautomatiseerde koppeling in een standaard Windows omgeving kunnen worden opgevraagd en bewerkt. De rapportages zijn heel duidelijk en overzichtelijk, bovendien is écht alles in mooie grafieken te vertalen, die zowel voor intern als extern gebruik geschikt zijn. Wij merken dat er een stuk serieuzer naar ons gekeken wordt en dat werd tijd! Wij zijn klaar voor de toekomst, en daarbij heeft SRS ons een sterke troef in handen gegeven. Samen met onze systeembeheerder heeft SRS een systeem neergezet dat op onze maat gesneden is. Wij weten als geen ander hoe belangrijk het is dat iets moet passen - een jeans koop je toch zeker ook niet in een te kleine maat. Het nieuwe systeem past ons perfect! De toekomst Janine Bos: 'SRS is voor ons de juiste partner. Vaak als wij toe zijn aan de volgende stap heeft SRS al iets in die richting beschikbaar. Een voorbeeld is het vernieuwde klanteninformatie systeem van SRS, Complease CRM. Wij wilden een werkende "state of the art" spaarsysteem. Voorbereid op de wet op de privacy, gebruikmakend van een chipkaart, een intranet / internet oplossing, etc. Al onze wensen zitten al standaard in Complease CRM, en zo willen wij dat graag' Special Retail Systems uit Amsterdam levert automatiseringsdiensten aan modebedrijven. Van logistieke softwarepakketten en hardware tot adviezen en begeleiding in het gehele traject. Naast Complease MT kunnen ook andere management tools gekoppeld worden zoals bijvoorbeeld Cognos en Micro Strategy

Voor informatie: S.R.S. Specialist Retail Systems BV Hettenheuvelweg 8 1101 BN Amsterdam Z.O. telefoon 020-4510070 fax 020-4531050 e-mail: sales@srs.nl Internet : www.srs.nl www.retailchip.com (Complease CRM)