Circle of Gentlemen: “Overzeese expansie verliep soepel dankzij TCOG”

Van een klein overhemdenlabel is Circle of Gentlemen in tien jaar tijd uitgegroeid tot een internationaal premium herenmerk. Dankzij de langdurige samenwerking met TCOG blijft het modebedrijf op IT-vlak up-to-date en verliep de expansie naar Amerika soepel.

Circle of Gentlemen werd in 2006 opgericht door jeugdvrienden Janjaap van Gent en Michel van Kommer. Zij ontwikkelden een gepatenteerde techniek waardoor de overhemdboorden mooi rechtop blijven staan. Dit unieke concept ontketende een nieuwe trend van hoge boorden en werd veelvuldig gekopieerd. In de loop van 2008 werden er nieuwe artikelgroepen toegevoegd zoals blazers, pakken, broeken en truien waardoor het label uitgroeide tot een volwaardig lifestylemerk. Na het succes in Nederland en België was het tijd om uit te breiden in de rest van Europa, en uiteindelijk de oceaan over te steken naar Amerika en Canada.

Verbetering van de vertrouwde werkmethode

In het begin maakte Circle of Gentlemen gebruik van een zeer simpel IT-systeem en Excel-sheets. Aanvankelijk was deze werkwijze nog te doen met de hoeveelheid administratieve uren, maar al snel was dit onhoudbaar, blikt Janjaap van Gent terug. “We zijn toen overgestapt op een simpel boekhoudpakket, gekoppeld aan een voorraadbeheersysteem. Een regelrecht drama! We liepen tegen allerlei beperkingen aan.” De zoektocht naar een totaaloplossing leidde het bedrijf in 2009 naar TCOG. “We hebben verschillende pakketten bekeken en degene gekozen die het meest bij ons aansloot. Wij werken met onze eigen systematiek betreffende artikel-, kleur- en factuurnummers. itSuitsFashion, de fashion oplossing op basis van Microsoft Dynamics NAV, gaf ons de vrijheid om deze werkmethode, die goed functioneerde en waar iedereen aan gewend was, te blijven hanteren.”

Tijdsbesparing in alle bedrijfsprocessen

itSuitsFashion leverde in alle bedrijfsprocessen een grote tijdsbesparing op. In de oude IT-omgeving moesten veel acties handmatig worden uitgevoerd. “In itSuitsFashion gebeurt dit automatisch nadat de artikelen op de juiste manier zijn geregistreerd, waardoor ons veel administratieve rompslomp bespaard blijft”, aldus Van Gent. Ook de koppeling met de webapplicatie biedt voordelen. In de geïntegreerde B2B-omgeving kan de retailer, eenmaal ingelogd op zijn account, rechtstreeks de voorraden van Circle of Gentlemen bekijken, openstaande facturen afhandelen en bestellingen beheren. “We zijn blij dat we in één keer de stap hebben gemaakt naar het geavanceerde systeem van TCOG met alle mogelijkheden die daaruit voortvloeien.”

Flexibiliteit als sleutel tot succes

Dankzij diverse updates is itSuitsFashion telkens aangepast aan de behoeften van het fashionbedrijf. Toen Circle of Gentlemen bijvoorbeeld zijn eerste stappen zette in Amerika, moesten de facturen en pakbonnen voor de douanevereisten worden voorzien van de benodigde gegevens. Het implementeren ging razendsnel, maar de eerste zending naar Amerika had de nodige voeten in de aarde. Aanpassingen moesten ervoor zorgen dat zendingen in het vervolg aan alle voorwaarden zouden voldoen. “Gelukkig was dit met een week opgelost zodat we bij de eerstvolgende zending alles picobello voor elkaar hadden. Op zo’n moment is het fijn dat je niet vastzit aan een bepaalde structuur, maar flexibel bent om ‘landspecifieke’ zaken toe te voegen.”

Langdurige samenwerking

Hoewel Circle of Gentlemen met een flink aantal aanbieders om de tafel heeft gezeten, had de keuze voor TCOG met twee factoren te maken: de gunstige prijs én het vertrouwen in het bedrijf. “Een eenmalige implementatie is één ding, maar daarna begint het pas”, stelt Van Gent. “We waren op zoek naar een langdurige samenwerking met een partner die meedenkt. De oplossing waar wij mee werken evolueert continu: in de loop van de tijd zijn er steeds meer mogelijkheden bijgekomen, waarvan wij misschien nog maar de helft benutten. Goede begeleiding bij iedere update is belangrijk om de overgang soepel te laten verlopen.”

Toekomstplannen

Volgens Van Gent is het belangrijk dat een IT-partner de uitdagingen waar je als bedrijf tegenaan loopt begrijpt. TCOG is groot en daadkrachtig genoeg om wensen en doelen te realiseren, maar ook weer niet zo groot dat de persoonlijke aandacht verloren gaat. Hij ziet de toekomst rooskleurig tegemoet: “We werken al geruime tijd met EAN-codes, wat ons logistieke proces vergemakkelijkt. Een volgende stap in samenwerking met TCOG is mogelijk EDI, Electronic Data Interchange, waarmee de gegevensoverdracht tussen bedrijven wordt geautomatiseerd. Hier valt veel winst te behalen, vooral wat betreft de grote filiaalbedrijven waarmee we samenwerken. Het staat dan ook hoog op ons verlanglijstje om dit te gaan implementeren.”

Over TCOG

TCOG, met hoofdkantoren in Turnhout (BE) en IJsselstein (NL), is sinds 2001 actief als Microsoft ERP partner. TCOG realiseert zich als geen ander dat het ultieme samenspel tussen feiten en gevoel doorslaggevend is voor succes. Daarom genereert TCOG échte antwoorden op doelgerichte vraagstukken met ruimte voor gevoel, zodat bedrijven in Fashion, Retail en Industry werkelijk het beste uit hun business kunnen halen. Bij TCOG werken mensen-mensen die er alles aan doen om hun klanten verder te laten groeien met hun ambities. Dit door te denken vanuit het oogpunt van de klant en daar eigen kennis en expertise aan toe te voegen. Meer informatie over TCOG is te vinden op http://www.tcog.be. Volg TCOG op Twitter via @TCOGtechnology of volg ons op Facebook.