De grootste digitale uitdaging in fashion? Niet de technologie, maar de implementatie

Fashionbedrijven die investeren in nieuwe software, staan soms na de livegang voor een verrassing: het systeem werkt, maar de organisatie nog niet. Adoptie en procesbegeleiding zijn minstens zo belangrijk als de technologie zelf. Daarover ging FashionUnited in gesprek met Eric van der Craats, Sales Manager bij TCOG Nederland, en Laurens Van Hemeldonck, Sales Manager bij TCOG België.

Geen IT-project, maar een bedrijfsverandering

Een ERP-systeem of andere IT-oplossing implementeren kost tijd, aandacht en geld. Maar wie denkt dat daarmee het werk gedaan is, komt bedrogen uit. “Het opzetten van het systeem is vaak maar een klein deel van een implementatie,” zegt Van Hemeldonck. “Het grootste deel is het meenemen van gebruikers in een nieuwe werkwijze.” Dat klinkt eenvoudig, maar in de praktijk blijkt juist dát vaak een struikelblok.

Bedrijven zien een ERP-implementatie nog te vaak als een IT-project: de afdeling regelt het wel en daarna werken we gewoon door. “Maar het raakt alle bedrijfsprocessen en alle afdelingen,” zegt Van der Craats. “Iedereen gaat anders werken. En als u dat niet voldoende begeleidt, gaan mensen het systeem niet volledig benutten. Dan levert zelfs de mooiste software geen waarde.”

Wie wordt vergeten, blokkeert de verandering

Een veelgemaakte fout is dat bedrijven de leidinggevenden en key-users al vroeg betrekken bij het project, maar dat de mensen op de werkvloer pas iets horen als de training al gepland staat. “De boekhouder, magazijn- of kassamedewerker is degene die het systeem dagelijks moet gebruiken, maar krijgt soms pas zicht op de verandering als alle belangrijke beslissingen al zijn genomen”, zegt Van Hemeldonck.

“Dan ziet u soms dat de mensen die er het meest mee moeten werken, de verandering tegenhouden. En er daardoor geen draagvlak voor de verandering is ontstaan. Als iemand dertig jaar lang iets op een bepaalde manier heeft gedaan, wil die dat in het nieuwe systeem ook zo doen. En als dat niet kan, geeft dat frustraties. Dan ligt het al snel aan de nieuwe bedrijfsoplossing.”

De oplossing is eerder betrekken, eerder informeren en de noodzaak van de verandering tijdig duidelijk maken. Niet pas als het systeem klaarstaat. Want een nieuwe ERP-oplossing kan niet alleen veranderen hoe iemand werkt, maar ook wie welke taken uitvoert. Werkzaamheden kunnen verschuiven, processen eenvoudiger worden en bestaande rollen een andere invulling krijgen. Ook dat vraagt om uitleg en begeleiding.

Processen optimaliseren, niet kopiëren

Wat TCOG daarom in elk traject meeneemt is bewustwording bij bedrijven: “Zorg dat mensen niet alleen het nieuwe systeem leren, maar ook begrijpen waarom processen veranderen. Als een nieuw systeem hen helpt en ze de waarde ervan inzien, zullen gebruikers het ook eerder omarmen”, zegt Van der Craats.

“Dan wordt het werk makkelijker of gaat het sneller en hebben mensen meer tijd voor andere dingen. Dát is waar de waarde van een nieuwe oplossing zit.” Een succesvolle implementatie vraagt daarmee ook om change management. TCOG kan daarin adviseren en ondersteunen, maar het bedrijf zelf speelt een belangrijke rol: medewerkers tijdig betrekken, de verandering uitleggen en zorgen voor draagvlak. Zo wordt een nieuwe oplossing daadwerkelijk onderdeel van de dagelijkse werkwijze.

Data als fundament, ook voor AI

Een goed ERP-systeem brengt nog iets anders met zich mee: het centraliseert data die voorheen verspreid lag over losse systemen. Denk aan boekhouding in het ene pakket, logistiek in het andere en geen kloppend totaalplaatje.

“Bij een ERP-implementatie integreren we al die processen in één systeem”, legt Van der Craats uit. “Als supply chain en finance met elkaar zijn verbonden, kunt u beter zien waar processen niet op elkaar aansluiten, waar fouten ontstaan en waar kosten en marges onder druk staan. Zo kunt u nauwkeuriger bijsturen én voorkomen dat dezelfde fouten zich herhalen.”

Dankzij die inzichten ontdekte een klant van TCOG dat de verzend- en retourkosten van marketplace-orders uit Italië vanuit Nederland te hoog waren. Dat leidde tot de keuze voor een lokale fulfilmentpartner in Italië.

“Die datakwaliteit is ook de basis voor AI”, zegt Van Hemeldonck. “AI is niet het reddende middel dat alles vanzelf laat gaan. Het gaat het werk verlichten, maar de basis moet goed staan.”

Technologie is niet de bottleneck

Fashion is als sector extra veeleisend: het werken met collecties, seizoenen, maten, kleuren, pre-orders en replenishment zorgt voor veel verschillende schakels die allemaal goed op elkaar moeten aansluiten.

Van der Craats: “Toch is technologie zelf zelden de beperkende factor. Op technologisch vlak is alles voorhanden. Het gaat er vooral om dat mensen en processen meegaan in de verandering. Als het draagvlak er is, kunt u technologie ook echt benutten.”

Van Hemeldonck vult aan: “De bedrijven die het meest succesvol digitaliseren, zijn niet per se degenen met de meest geavanceerde technologie. Het zijn de bedrijven die technologie, processen en mensen het best weten samen te brengen.”

Plan nu een gratis en vrijblijvend adviesgesprek met TCOG

Onze specialisten denken met u mee over uw ERP-implementatie, processen en de adoptie binnen uw organisatie. Ontdek waar kansen liggen en hoe u technologie, mensen en processen optimaal kunt verbinden. Vraag nu uw vrijblijvend adviesgesprek aan.