COVID-19 telethuiswerk opnieuw verplicht in België - Hoe bepaalt u de beste telewerkstrategie voor uw onderneming?

Brussel - De meest recente Belgische maatregelen in de strijd tegen COVID-19 zijn hard: alle niet-essentiële winkels, schoonheids- en kapsalons sluiten en telewerk is opnieuw verplicht. Overweegt uw onderneming een telewerk policy in te voeren of de huidige policy te actualiseren? Het onderstaand schema verschaft een overzicht van de drie erkende vormen van telewerk onder de Belgische wetgeving en kan dienen als leidraad bij het bepalen van het beleid in uw onderneming.

1. Structureel telewerk

Concept - voorbeeld

De werknemer werkt een vaste dag (bijvoorbeeld woensdag) van thuis uit. De andere dagen werkt de werknemer op kantoor.

Wettelijke basis

Nationale CAO 85 inzake telewerk (2008)

Vrijwillig?

Ja. Op basis van de wederzijdse instemming van de werkgever en de werknemer. De werknemer heeft geen absoluut recht op structureel telewerk. De werkgever kan geen structureel telewerk verplichten.

Individuele schriftelijke overeenkomst met werknemer vereist?

Ja, het is verplicht een schriftelijke overeenkomst (arbeidsovereenkomst of addendum) te ondertekenen voor de start van het telewerk. CAO 85 bepaalt de verplichte vermeldingen (frequentie van telewerk, beschikbaarheidsperiodes, gekozen plaats voor telewerk (thuisadres of andere), etc.).

Het Hof van Cassatie heeft op 5 oktober 2020 evenwel geoordeeld het niet beschikken over een telewerkovereenkomst niet noodzakelijk betekent dat er geen structureel telewerk plaatsvindt.

Policy/update arbeidsreglement nodig?

Niet verplicht, maar wel sterk aanbevolen om de regels en praktijken van uw onderneming betreffende telewerk vast te leggen in een policy.

Arbeidsvoorwaarden

Telewerkers hebben dezelfde collectieve rechten (bijvoorbeeld het recht op toegang tot de werknemersvertegenwoordiging) en individuele rechten (bijvoorbeeld het recht op promotie en opleiding) als de werknemers die vanuit het kantoor van de werkgever werken.

IT, communicatiemiddelen en -materiaal door de werkgever te verstrekken - Kostenvergoeding?

De werkgever moet de werknemer thuis (of op de andere gekozen locatie) voorzien van alle communicatiemiddelen en -materiaal dat nodig is voor de uitvoering van het werk (bijv. een laptop, telefoon, printer, etc.) en deze operationeel houden.

Indien de werknemer eigen materiaal moet gebruiken, draagt de werkgever de kosten die verband houden met het telewerk (bijvoorbeeld telefoon- en internetkosten en noodzakelijke hard- en software die moet worden geïnstalleerd, onderhoud van het materiaal). Er zijn geen sociale bijdragen verschuldigd als de drempel van 10% van het brutoloon (beperkt tot het deel van het loon dat betrekking heeft op telewerk) wordt gerespecteerd.

Werkgevers kunnen een forfaitaire belastingvrije telewerkvergoeding van maximaal 129,48 euro per maand toekennen, op voorwaarde dat de werknemers ten minste vijf dagen per maand werken. Andere vergoedingen, zoals 20 euro per maand voor de kosten voor het gebruik van een eigen computer en 20 euro per maand voor de internetkosten, kunnen eveneens vrij van fiscale lasten worden toegekend.

Kosten voor verwarming, elektriciteit, etc. door de werkgever te vergoeden?

Niet verplicht, maar de werkgever kan dit wel doen (en dit kan voordelig zijn in het kader van kostenbeheer gelet op de voordelige (para)fiscale behandeling van dergelijke onkostenvergoeding).

2. Occasioneel telewerk

Concept – voorbeeld

De werknemer werkt bij wijze van uitzondering thuis om persoonlijke redenen (bijvoorbeeld De loodgieter komt de verwarming herstellen bij de werknemer thuis) of er is sprake van overmacht (bijv. slechte weersomstandigheden en de daarmee samenhangende verkeersrisico’s).

Wettelijke basis

Wet betreffende werkbaar en wendbaar werk (2017).

Vrijwillig?

Ja. De werknemer heeft geen absoluut recht op occasioneel telewerk. Individuele schriftelijke overeenkomst met werknemer vereist?

Het is niet verplicht om een schriftelijk akkoord in de arbeidsovereenkomst/addum te sluiten. Binnen een redelijke termijn voorafgaand aan het occasioneel telewerk (de duur van die termijn hangt af van de omstandigheden) dient de werknemer het telewerk aan te vragen en beide partijen moeten het eens zijn over de voorwaarden van het telewerk (IT-apparatuur, beschikbaarheid, etc.).

Policy/update arbeidsreglement nodig?

Niet verplicht, maar als de werkgever beslist om de regels vast te leggen in een ondermings-CAO of in het arbeidsreglement, voorziet de wet in verplicht op te nemen bepalingen.

Arbeidsvoorwaarden

Telewerkers hebben dezelfde collectieve rechten (bijvoorbeeld het recht op toegang tot de werknemersvertegenwoordiging) en individuele rechten (bijvoorbeeld het recht op promotie en opleiding) als de werknemers die vanuit het kantoor van de werkgever werken.

IT, communicatiemiddelen en -materiaal door de werkgever te verstrekken - Kostenvergoeding?

Geen verplichte kostenvergoeding, maar werkgevers hebben wel enkele (sociale zekerheid -en belastingvriendelijke) mogelijkheden om kosten te vergoeden.

De zogenaamde bureauvergoeding van 129,48 euro per maand ter dekking van de kosten van kleine bureaumateriaal en van verwarmings- en elektriciteitskosten (zie hieronder) kan op grond van de overheidsmaatregelen vrij van sociale zekerheidsbijdragen worden toegekend aan alle werknemers die van thuis werken.

Naast deze vergoeding kan de werkgever de volgende kosten vergoeden (vrij van sociale zekerheidsbijdragen, binnen de toegestane grenzen): Gebruik van eigen PC - een forfaitair bedrag van maximaal 20 euro per maand, gebruik van eigen internetverbinding - een forfaitair bedrag van maximaal 20 euro per maand

Andere kosten (gebruik van eigen telefoon, aanschaf van een scherm of scanner, etc.) kunnen worden vergoed indien deze gebaseerd zijn op werkelijke kosten (geen forfaitair bedrag voorzien).

Werkgevers kunnen een forfaitaire belastingvrije telewerkvergoeding van maximaal 129,48 euro per maand toekennen, op voorwaarde dat de werknemers ten minste vijf dagen per maand werken. Andere vergoedingen, zoals 20 euro per maand voor de kosten voor het gebruik van een eigen computer en 20 euro per maand voor de internetkosten, kunnen eveneens vrij van fiscale lasten worden toegekend.

Kosten voor verwarming, elektriciteit, etc. door de werkgever te vergoeden?

Niet verplicht.

3. COVID-19 telethuiswerk

Concept – voorbeeld

Verplicht / sterk aanbevolen om van thuis te werken ter preventie van de verspreiding van COVID-19.

Wettelijke basis

Ministeriële besluiten houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID19 te beperken (2020).

Vrijwillig?

Nee. Regels opgelegd door de Belgische overheid.

Individuele schriftelijke overeenkomst met werknemer vereist?

Het is niet verplicht om een schriftelijk akkoord in de arbeidsovereenkomst/adendum te sluiten.

Policy/update arbeidsreglement nodig?

Niet verplicht, maar het kan nuttig zijn om enkele regels en praktijken schriftelijk vast te leggen in het licht van het aanhoudend verplicht telethuiswerken.

Arbeidsvoorwaarden

Telewerkers hebben dezelfde collectieve rechten (bijvoorbeeld het recht op toegang tot de werknemersvertegenwoordiging) en individuele rechten (bijvoorbeeld het recht op promotie en opleiding) als de werknemers die vanuit het kantoor van de werkgever werken.

IT, communicatiemiddelen en -materiaal door de werkgever te verstrekken - Kostenvergoeding?

Geen verplichte kostenvergoeding, maar werkgevers hebben wel enkele (sociale zekerheid -en belastingvriendelijke) mogelijkheden om kosten te vergoeden.

De zogenaamde bureauvergoeding van 129,48 euro per maand ter dekking van de kosten van kleine bureaumateriaal en van verwarmings- en elektriciteitskosten (zie hieronder) kan op grond van de overheidsmaatregelen vrij van sociale zekerheidsbijdragen worden toegekend aan alle werknemers die van thuis werken.

Naast deze vergoeding kan de werkgever de volgende kosten vergoeden (vrij van sociale zekerheidsbijdragen, binnen de toegestane grenzen): Gebruik van eigen PC - een forfaitair bedrag van maximaal 20 euro per maand, gebruik van eigen internetverbinding - een forfaitair bedrag van maximaal 20 euro per maand

Andere kosten (gebruik van eigen telefoon, aanschaf van een scherm of scanner, etc.) kunnen worden vergoed indien deze gebaseerd zijn op werkelijke kosten (geen forfaitair bedrag voorzien).

Werkgevers kunnen een forfaitaire belastingvrije telewerkvergoeding van maximaal 129,48 euro per maand toekennen, op voorwaarde dat de werknemers ten minste vijf dagen per maand werken. Andere vergoedingen, zoals 20 euro per maand voor de kosten voor het gebruik van een eigen computer en 20 euro per maand voor de internetkosten, kunnen eveneens vrij van fiscale lasten worden toegekend.

Kosten voor verwarming, elektriciteit, etc. door de werkgever te vergoeden?

Niet verplicht.

Sociale zekerheid -en belastingvriendelijke optie voor werkgevers om een deel van de vergoeding te betalen als bureauvergoeding van 129,48 euro per maand.

De regels en praktijken op het gebied van gezondheid en veiligheid, arbeidsongevallen, gegevensbescherming, etc. kunnen ook in detail worden uitgewerkt in een telewerk policy. Let ook op, indien u overweegt om structureel telewerk in te voeren, moeten de vertegenwoordigers van de betrokken werknemers (ondernemingsraad/vakbondsafvaardiging) worden geïnformeerd en geraadpleegd.

Dit artikel is geschreven door Emmanuel Plasschaert en Evelien Jamaels, advocaten bij de balie Brussel (Crowell & Moring). Crowell & Moring LLP is een internationaal advocatenkantoor dat cliënten in de mode industrie bijstaat en vertegenwoordigt in verschillende rechtsdomeinen, waaronder HR en arbeidsrecht.

Beeld: Unsplash